ИИ-инструменты МТС Линк для повышения эффективности рабочих коммуникаций

Исследование повышения эффективности рабочих коммуникаций с использованием ИИ-инструментов МТС Линк

Компания J`son & Partners Consulting завершила исследование влияния ИИ-инструментов МТС Линк на повышение эффективности корпоративных коммуникаций, проведенное совместно с компанией МТС Линк.

Исследование проводилось путем замеров в ходе фактического рабочего процесса респондентов: проведения онлайн-встреч и работы в корпоративном мессенджере без и с использованием ИИ-инструментов МТС Линк. В исследовании приняли участие руководители команд, направлений и бизнес-подразделений из крупных и средних компаний РФ, которые ежедневно ведут активные коммуникации как внутри команды, так и с другими подразделениями.

Оценивались 6 наиболее типичных сценариев:
1.    Подготовка и отправка участникам резюме и договоренностей по итогам встречи.
2.    Фиксация итогов встречи для себя
3.    Погружение в контекст пропущенной встречи, чтобы узнать какие решения приняты
4.    Чтение непрочитанных чатов за пропущенное время
5.    Поиск информации по прошедшим  встречам (например, о договоренностях или задачах на неделю)
6.    Поиск информации в длинных тредах мессенджера

По данным МТС Линк, 22,7% пользователей ежедневно участвует в 4-х и более онлайн-встречах, 15% участвуют в 3-х встречах, 25% - в 2-х встречах, а 37% - как минимум в одной онлайн-встрече каждый день.

Встречи являются ключевым рабочим инструментом для достижения договоренностей и принятия решений, и для эффективной работы обычно требуется сформировать и отправить участникам резюме встречи и договоренности, достигнутые в ходе обсуждения, с указанием дедлайнов и ответственных.

Традиционно для подготовки такого резюме специалисты и руководители делают заметки в ходе встречи и обрабатывают их после встречи, а для более точного формирования резюме иногда пересматривают запись. Согласно результатам исследования, обработка одной встречи традиционным способом в среднем занимает около 30 минут, при этом эксперты отмечают, что при ведении заметок традиционным образом происходит расфокусировка между сутью встречи и содержанием резюме.

С использованием расшифровки и подведения итогов (ИИ-саммаризации) встреч в МТС Линк подготовка и отправка резюме встречи осуществляется в среднем в 5 раз быстрее (6 минут вместо 32 минут). Фиксация итогов встречи для себя в среднем занимает 5,4 минуты вместо 25 минут.
 

Рис. 1. Затраты времени на обработку итогов онлайн-встреч

Источники: МТС Линк и J'son & Partners Consulting

В связи с высокой загрузкой руководителям и специалистам не всегда удается принять участие во всех встречах, но тем не менее оставаться в курсе необходимо.
Обычно, если есть необходимость погрузиться в контекст пропущенной встречи и узнать какие решения приняты, сотрудники пересматривают запись встречи, а также изучают резюме встречи, если оно было подготовлено. При этом исследование показало, что в среднем 8,5 встреч в неделю проходят без фиксации итогов. Таким образом, остается только пересмотр видеозаписи или выяснение деталей у коллег, которые принимали участие во встрече. Согласно исследованию, в среднем на эту задачу уходит 26 минут на одну часовую встречу при просмотре записей на скорости x1.5 - x2. С использованием ИИ-саммари и видеохайлайтов МТС Линк погружение в контекст пропущенной встречи занимает 9-10 минут.

С увеличением объема коммуникаций поиск информации, связанной с прошедшими встречами (например, договоренности или задачи на неделю), также становится затруднительным. Обычно руководители и сотрудники ищут информацию в своих заметках в ежедневниках, таск-трекерах, почте. С помощью ИИ-инструментов поиск занимает в 3 раза меньше времени.

В крупных и средних компаниях с активной командой, которая работает в распределенных офисах, часто чаты не умолкают ни на минуту. Следить за ними постоянно большинству сотрудников, особенно руководителям, день которых разбит встречами и переговорами, невозможно, но им важно оставаться в курсе происходящего. Согласно проведенному исследованию, в день руководители тратят на просмотр накопившихся пропущенных сообщений до 47 минут в день, не считая углубленного погружения в переписку. С функцией сводки непрочитанных чатов МТС Линк время сокращается в 3 раза, в среднем до 7,5 минут.  А поиск информации в длинных тредах с помощью ИИ-сводки занимает всего 2 минуты вместо 8-10 минут.
 

Рис. 2. Экономия времени на корпоративные коммуникации с ИИ-инструментами МТС Линк

Источники: МТС Линк и J'son & Partners Consulting

Согласно проведенному исследованию, офисные сотрудники и руководители с умеренной нагрузкой по количеству встреч (1-2 онлайн-встречи в день) тратят на фиксацию результатов встреч, выяснение, что обсуждалось на пропущенных встречах и погружение в их контекст, просмотр непрочитанных чатов, поиск информации в длинных переписках в чатах, поиск информации о договоренностях, достигнутых по итогам прошедших встреч, около 8-ми рабочих часов в неделю. С использованием ИИ-инструментов МТС Линк это время сокращается до 2,5 рабочих часов в неделю. Если перевести рабочее время в деньги, то для предприятия экономический эффект высвобождения 8 рабочих часов в неделю составит по 20 000 рублей в месяц на сотрудника и по 40 000 - 100 000 рублей в месяц на руководителя.

Сотрудники и руководители с высокой интенсивностью встреч (3-4 и более онлайн-встреч в день) тратят на перечисленные задачи 14-16 рабочих часов в неделю. С ИИ-инструментами на них уходит всего 4 - 4,2 рабочих часов в неделю. Экономический эффект высвобождения рабочего времени этой группы руководителей и сотрудников составит по 35 000 - 70 000 рублей в месяц на каждого сотрудника и по 70 000 - 200 000 рублей в месяц на каждого руководителя.

Заключение

В среднем, по результатам исследования, использование ИИ-инструментов для корпоративных коммуникаций сокращает время на обработку и фиксацию результатов встреч, на выяснение вопросов, обсуждаемых на пропущенных встречах и погружение в их контекст, изучение непрочитанных чатов, поиск информации в длинных переписках (тредах) и поиск информации о договоренностях, достигнутых по итогам прошедших встреч в 4 раза.  Для сотрудников и руководителей с умеренной интенсивностью встреч экономия составляет 11 рабочих часов в неделю на человека, то есть более 1 рабочего дня. Для сотрудников и руководителей с высокой интенсивностью встреч – 14 - 16 рабочих часов в неделю, то есть 1,7 - 2 рабочих дней. Экономический эффект для предприятия может составить 20 000 - 70 000 рублей в месяц на каждого сотрудника или линейного менеджера и 70 000 - 200 000 рублей в месяц на каждого руководителя.

Справочно о продуктах МТС Линк:

МТС Линк - это российская платформа для общения, обучения и работы онлайн-команд. В неё входят сервисы Встречи, Чаты, Вебинары, Курсы, Доски и COMDI.
В рамках исследования проводился анализ использования таких сервисов бизнес-коммуникаций, как Встречи и Чаты от МТС Линк и встроенной в них ИИ-функциональности (текстовая расшифровка встреч, выделение ключевых моментов встреч (ИИ-видеохайлайты), автоматическая подготовка резюме онлайн-встречи (ИИ-саммари), ИИ-помощник для поиска информации по расшифровкам и резюме встреч и по тредам, ИИ-сводки непрочитанных сообщений в чатах).
 

Методология

Исследование проводилось путем замеров в ходе фактического рабочего процесса респондентов: проведения онлайн-встреч и работы в корпоративном мессенджере без и с использованием ИИ-инструментов МТС Линк.

В исследовании приняли участие руководители команд, направлений и бизнес-подразделений из крупных и средних компаний РФ, которые ежедневно ведут активные коммуникации как внутри команды, так и с другими подразделениями.

Оценивались 6 наиболее типичных сценариев:
1.    Подготовка и отправка участникам резюме и договоренностей по итогам встречи.
2.    Фиксация итогов встречи для себя
3.    Погружение в контекст пропущенной встречи, чтобы узнать какие решения приняты
4.    Чтение непрочитанных чатов за пропущенное время
5.    Поиск информации по прошедшим встречам (например, о договоренностях или задачах на неделю)
6.    Поиск информации в длинных тредах мессенджера

В рамках исследования под встречей понимается онлайн-звонок или онлайн-совещание длительностью 30-60 минут.  Для оценки экономического эффекта использовались данные по средней заработной плате от Росстата и Antal Talant.